Lille, le 16 Avril 2013

Le Groupe Putzmeister est l'un des premiers fabricants mondiaux de pompes à béton, pompes et machines industrielles, robots de projection etc… Il compte 3 000 personnes en Europe et a intégré le groupe Sany (30 000 personnes) en 2012.
En France, Putzmeister compte 40 salariés et… 7 StylosPDF ! Ce stylo, numérique, commercialisé par Gesway et qui révolutionne la dématérialisation des documents, a été mis en place en juin 2012 afin d'optimiser le travail des techniciens. Une application qui a permis de réduire de moitié le temps de gestion des ordres de travail.
Explications et commentaires de Michel Wahlm, Directeur technique de Putzmeister France.

- Pourquoi avez-vous adopté le StyloPDF ?

Michel Wahlm : Pour optimiser la gestion des ordres et rapports d'activité. Comme partout, nos techniciens remplissent des fiches de travail manuscrites - ce qu'ils ont fait sur les machines, le temps passé, les heures supplémentaires etc. - et comme partout ces fiches étaient ressaisies, scannées, copiées, adressés par fax ou courrier au client, puis archivées… un travail administratif répétitif, long et coûteux. Au cours d'une visite chez l'un de nos prestataires, Butz, qui est équipé du StyloPDF, j'ai découvert que ce stylo numérique permettait justement d'éviter ces tâches administratives en enregistrant directement les données manuscrites de la fiche de travail et en créant immédiatement un PDF adressé au client et au siège…
C'était vraiment l'outil dont on avait besoin…

- … que vous avez donc décidé d'acquérir tout de suite ?

M.W : Oui parce que à partir du jour ou on l'a découvert, on s'est dit qu'il n'y avait plus de temps à perdre… On a vite fait nos comptes : nous avons 7 techniciens sur le terrain, à raison d'un ordre et demi par jour et par personne, ça faisait 56 ordres à traiter par semaine qui mobilisaient au moins 50 heures de travail d'une assistante… Aujourd'hui avec le StyloPDF, nous avons divisé ce temps par deux.
Un gain de temps particulièrement visible chez les monteurs délocalisés en province. Car avant, le temps de recevoir leurs rapports par la poste et de les traiter, il se passait une semaine… Aujourd'hui avec le StyloPDF, les fiches d'activités sont toutes enregistrées et adressées le soir même…

- … gain de temps donc mais également grain de productivité…

M.W : Oui parce qu'en supprimant les doubles saisies, on supprime les erreurs de transcription et j'ajouterai un autre gain : c'est en termes d'image et de qualité de service. Les clients qui reçoivent un rapport d'activité 3 heures après l'intervention saluent la performance et l'efficacité de Putzmeister.

- Comment s'est passée la mise en œuvre ?

M.W : Sans problème ! C'est facile et léger. Je me suis simplement chargé d'écrire l'interface entre le fichier XML et notre application. Quelques petits applicatifs ont été mis en place et il n'y a pas eu de soucis parce que ça ne change pas fondamentalement les habitudes de travail.
J'ai fait passer un document en interne pour expliquer comment ça marchait et… ça a marché en une journée.
C'est l'avantage du système, on reste sur un support papier/stylo. Donc c'est très simple. Il n'y a pas de problème comme avec les tablettes ou autre, à savoir comment ça s'allume.
Depuis, je dis à tous ceux qui viennent nous voir : n'hésitez pas, mettez en place le StyloPDF chez vous.

Le StyloPDF, comment ça marche

Le principe : un stylo équipé d'une mini caméra, d'une puce de stockage et d'un module de communication.
La mini caméra enregistre les données manuscrites écrites sur les formulaires (rapports, relevés…) dans la mémoire du stylo. Ces données sont immédiatement transmises à un serveur par une simple liaison Bluetooth avec un téléphone mobile 3G.
Quelques secondes plus tard, le système génère le document PDF, copie parfaite du document remis au client et l'envoie par mail à l'entreprise. Parallèlement, les informations manuscrites recueillies sur le formulaire peuvent être converties en données numériques structurées grâce au moteur de reconnaissance d'écriture et alimenter le système d'information.

Pour Etienne Pruvost, Dirigeant de Gesway, les avantages du StyloPDF se mesurent immédiatement dès sa mise en service : suppression des doubles saisies, forte diminution des coûts de traitement des rapports de chantier et comptes rendus d'intervention et réduction de 80% du délai entre l'émission du rapport et sa prise en compte.

À propos de Gesway :
Créée il y a quinze ans, Gesway conçoit et met en œuvre des solutions de gestion adaptées à l'activité de ses clients : gestion d'affaires pour les entreprises du bâtiment et des services professionnels, vente directe, entreprises de nettoyage, etc…. Certifié « Gold Partner » par Microsoft, Gesway distribue également plusieurs solutions très innovantes : gestion de planning, dématérialisation de factures fournisseurs, stylo numérique, solutions mobiles.