Paris, le 14 juin 2011 – Face à l'enjeu majeur d'« un droit à l'information retraite pour tous », la direction des Retraites de la Caisse des Dépôts a fait le choix de la numérisation et l'archivage électronique des documents. C'est dans ce cadre que CDC Arkhinéo apporte son expertise, la qualité et la sécurité de ses services.

En effet, grâce à sa solution unique de Coffre-fort électronique® en mode SaaS, le Tiers archiveur de confiance assure la conservation sécurisée à long terme et intègre tous types de documents électroniques numérisés par la Caisse des Dépôts : justificatifs de domicile, bulletins de salaires, déclarations d'employeurs, etc.


Une problématique au cœur des débats d'actualité

Dès 2003, un premier cycle de réformes prévoyait la transmission, échelonnée par tranche d'âges, de relevés de retraite, touchant 40 % de la population.
En 2010 et 2011, le challenge à relever est « l'information pour tous » impliquant la mise à disposition des relevés, assortis d'une simulation et d'une estimation, et destinés à l'ensemble de la population concernée.


Une volumétrie exponentielle

Acteur de référence de la retraite dans le secteur public, la Caisse des Dépôts gère une cinquantaine de fonds et régimes de retraite en relation avec 75 000 employeurs, couvrant plus de 7 millions de cotisants et plus de 3 millions de pensionnés, soit 1 retraité sur 5. Avec trois implantations (Paris, Bordeaux, Angers), son organisation est décentralisée et au regard des volumes qu'elle gère - environ 20 milliards d'encaissements/décaissements chaque année - la Caisse des Dépôts administre une informatique à l'échelle industrielle.
Or, les récentes réformes provoquent une augmentation exponentielle des volumes. La Caisse des Dépôts a donc réagi via la conception et la mise en œuvre, par Informatique CDC (GIE informatique du Groupe CDC), d'une plateforme de numérisation des documents gérés, leur archivage électronique à valeur probante étant assuré par CDC Arkhinéo.


Une démarche de numérisation et d'archivage qui a d'ores et déjà prouvé sa pertinence

• 3,8 millions de documents numérisés en 2007, 4,3 en 2008, 6,6 en 2009 et plus de 9 millions en 2010 soit une croissance de 140 % en 4 ans,
•une réduction des délais pour une complète satisfaction clients : une requête est désormais traitée en J+1,
•l'optimisation des interventions des gestionnaires pour lesquels le traitement des multiples données est facilité,
•la sécurisation des process,
•l'assurance d'une gestion pérenne dans le temps et à valeur probante.


Trois étapes clés pour une plateforme qualifiée

2007 : étape technique
Signature du contrat entre Informatique CDC, la Caisse des Dépôts et CDC Arkhinéo afin d'être en conformité réglementaire. CDC Arkhinéo intervient dès l'origine du projet, de sa conception jusqu'à sa mise en oeuvre.
Pour CDC Arkhinéo, il s'agit de définir les interfaces, ainsi que les métadonnées, entre les plateformes métiers de numérisation et d'archivage électronique qui permettront de s'assurer du dépôt et de la restitution des documents archivés.
Alors que le chantier est en phase de démarrage, CDC Arkhinéo archive déjà près de 2,6 millions de documents.

2008 : expérimentation
Mise en place des procédures pour valider les process les plus complexes et ainsi faire adhérer les structures concernées. Informatique CDC s'assure de la pertinence de la chaîne de numérisation (images intelligibles et lisibles, choix des formats,…).

2009 : une organisation stabilisée
La plateforme est techniquement maîtrisée et totalement opérationnelle. La Caisse des Dépôts étend désormais ce socle commun aux besoins de ses différentes entités, l'adaptant (nombre de flux, variation des formats, lisibilité des différents types de documents) aux orientations émises par ces dernières.


2010 - 2011 : de nouveaux projets à l'étude

D'autres projets sont à l'étude et permettront, demain, de mutualiser l'offre.
Les filiales de la Caisse des Dépôts devraient faire appel à la plateforme ainsi constituée, ceci démontrant de façon concrète la vraie valeur ajoutée de l'offre Coffre-fort électronique® de CDC Arkhinéo.
« Cette opération représente notre premier projet industriel dans le Groupe Caisse des Dépôts auquel nous sommes très fiers d'avoir participé » - Charles du Boullay, Directeur général de CDC Arkhinéo.
« Nous nous réjouissons de ce partenariat fructueux qui nous permet de répondre intelligemment aux évolutions réglementaires » - Alain Beuzelin, Directeur des Systèmes d'information de la direction des Retraites.


À propos de CDC Arkhinéo
Créée en 2001, CDC Arkhinéo est une filiale détenue à 100% par la Caisse des Dépôts. CDC Arkhinéo, tiers de confiance archiveur, est la première société française d'archivage à valeur probante des données électroniques (90 millions de documents archivés en 2010, avec une croissance record de 40 % par rapport à 2009). Grâce à sa solution unique de Coffre-fort électronique® en mode ASP, CDC Arkhinéo assure la conservation intègre et à long terme de tous types de documents électroniques (factures, bulletins de paie, contrats de prêt, contrats de travail, courriers électroniques, jetons d'horodatage, fichiers de preuve, etc.).
CDC Arkhinéo s'engage en effet à tous les stades du processus : garantie de conservation des données dans des centres d'archivage hautement sécurisés (site de sauvegarde distant de plus de 450 kilomètres des deux principaux situés en région parisienne), garantie d'intégrité des données déposées, accès en ligne permanent à tous les documents (taux de disponibilité contractuels).
CDC Arkhinéo archive aujourd'hui les données numériques de clients prestigieux tels que Accelya, AchatPublic.com, Auchan France, b-process, Caillau, Carrefour France, CDC FAST, CertEurope, Certicorps, Coface, Deskom, Extelia (Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts Comptables, Chambre Nationale des Huissiers de Justice), Faurecia, Finaref, Gemalto, Generix Group, GSF, Informatique CDC, Keynectis (plus de 90 établissements financiers dont Crédit Agricole SA, Finaref, Monabanq),  Keyvelop (STS Group), LOGIDOC-Solutions, Logilec Leclerc, Novapost, Orange Business Services, Pepsico, Pixid, Primobox, RH Externett, Seeburger, Steria, TDF.
CDC Arkhinéo est membre de l'ADIJ, du GS1, a participé au groupe de travail en charge de la révision de la norme AFNOR Z 42-013 et est régulièrement consultée comme expert.
En mai 2010, le service Coffre-fort électronique® de CDC Arkhinéo a été attesté par un tiers en conformité avec la norme Z42-013 révisée en 2009 au niveau de sécurisation « Renforcé ».
CDC Arkhinéo, s'est vu délivrer en septembre 2010, par le Ministère de la Culture, son agrément pour la conservation des archives publiques des collectivités et administrations.
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