Réduire ses effectifs, trouver des locations moins onéreuses, rapprocher ses équipes, autant d'actions qui induisent un besoin de flexibilité accrue. Cela conduit inévitablement à changer de locaux. C'est souvent durant les mois de juin, juillet, aout et septembre que se déroulent ces déménagements d'entreprise. Une opération qui ne s'improvise évidemment pas car elle est facteur de stress pour les managers et les salariés. L'occasion pour Lilian Feret, tout nouveau président, de donner son point de vue.

S'assurer de l'honorabilité de son prestataire et de ses capacités techniques

C'est à l'entreprise cliente de s'assurer que l'entreprise de déménagement dispose bien des capacités humaines et techniques -  en propre - pour effectuer ce pourquoi elle l'a mandatée. » Martèle Lilian Feret, tout nouveau Président d'ORGANIDEM, dont il fut le directeur général durant quelques années.
Il n'y a en effet selon lui pas de solution plus pertinente que de vérifier que son prestataire fera ce qu'il a dit et dans les délais convenus.

En pratique, cela passe par :
1. Demander des références,
2. Se faire préciser la liste et l'état des matériels
3. Exiger les documents légaux
4. Vérifier les capacités humaines et techniques
5. Contrôler les certifications
6. Faire évaluer les besoins spécifiques

L'anticipation et le pilotage transversal : les clés de la réussite
« La manière de conduire un déménagement en dit long sur les pratiques en matière de ressources humaines, de développement durable  et de prise en compte des salariés . » explique Philippe Adami , Directeur Commercial au sein d'ORGANIDEM.

Autant dire, dire que c'est près de 6 mois à l'avance que le projet doit être conçu au moins dans ses grandes lignes et les différents prestataires contactés. Il s'agit d'évaluer les capacités techniques des deux lieux, les modalités de la prestation, l'impact sur les équipes et l'environnement, de mettre en place des solutions de rechange, bref de faire en sorte que le déménagement se déroule le plus facilement possible. Il est vrai que le déménagement vient en troisième position sur l'échelle des facteurs de stress après le deuil et le licenciement. « Il est important d'avoir une équipe qui pilote le projet au sein de laquelle, le responsable de l'environnement de travail (ex responsable des services généraux) puisse dialoguer avec les RH et les CHSCT et la communication interne car c'est un évènement transversal.
«Dans nos mémoires, nous mettons l'accent sur la bonne information des équipes, afin que les procédures soient respectées dans leur intégralité.» explique Philippe Adami

Une méthodologie rigoureuse et le respect des différentes procédures
C'est le credo du directeur d'exploitation Mouloud Benbelaid. Voilà les conseils qu'il donne aux entreprises :
• Mettre en place une visite de vos locaux et faire réaliser un cubage estimatif
• Communiquer auprès du personnel et  informer du déménagement
• Planifier votre déménagement : les phases éventuelles et jours d'intervention
• Faire l'inventaire des équipements et mobiliers et définir les équipements et mobiliers conservés ou à évacuer
• Présenter l'ensemble des accès du site au prestataire et apposer les plans d'implantations dans les nouveaux locaux
• Informer vos clients et fournisseurs du déménagement et les administrations
• Désigner les intervenants lors du déménagement et les responsabilités entreprises et prestataires
• Fournir un plan de prévention des risques précis
• Faire livrer des emballages et des étiquettes auprès du personnel
• Contrôler les anciens locaux et la nouvelle implantation et effectuer un curage du site libéré et évacuer des déchets
• Récupérer les emballages et effectuer un nettoyage du site d'arrivée