Le cabinet d'expertise comptable COGEREC fonctionne depuis près de douze ans sur la ged novaxel, vue comme un élément clé du développement et de la rentabilité du cabinet

"Les experts-comptables doivent montrer l'exemple
et devenir les experts de la transformation numérique"
– Patrick Bilski, cabinet COGEREC

Lyon, le 7 octobre 2014 – Le cabinet d'experts-comptables COGEREC peut à juste titre passer pour un pionnier dans sa profession en matière de dématérialisation. Dès l'année 2002 une solution de GED (Gestion électronique de documents), celle de Novaxel, était mise en place. Aujourd'hui son dirigeant, Patrick Bilski, témoigne de près de douze années d'utilisation

• PROBLEMATIQUE
"C'est en 2002 que nous est venue l'idée d'aller vers le numérique," se souvient Patrick Bilski, dirigeant du cabinet COGEREC. "Il faut dire que nous avions toujours démontré une volonté de nous placer à la pointe de l'informatique, chez nous la révision des dossiers se faisait déjà par ordinateur, en lieu et place de la fameuse feuille jaune inséparable du crayon. En 2002 nous avons décidé de franchir un grand pas : tout numériser. Mais attention, dans notre esprit comme dans celui du prestataire que nous avons choisi, Novaxel, il n'était pas question de devenir une entreprise de transformation de documents papier en documents numériques, ce que nous voulions, c'était produire directement en numérique, changer de média."

• CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
Une fois la solution identifiée et adoptée, est venue la phase de mise en place, toujours délicate à conduire car elle touche à l'humain, aux habitudes de travail, à la capacité des collaborateurs à accepter plus ou moins vite le fait (qui deviendra pour tous une évidence) que procéder par quelques clics de souris est bien plus confortable, plus rapide, plus simple qu'avoir à se lever pour aller extraire un classeur d'une armoire, le feuilleter, le remettre en bonne place (et si ce classeur appartient à l'exercice d'il y a trois ans, il faudra peut-être aller très loin le chercher !). Chez COGEREC, il a été décidé de commencer avec la GED par une année zéro, l'année à partir de laquelle dorénavant tout ce qui était produit par le cabinet le serait sur la ged novaxel. Après cela, les collaborateurs se sont efforcés d'enrichir progressivement le passé, en faisant entrer dans la GED, par scanner, tous les éléments permanents d'une entreprise cliente : les statuts, le KBis, les tableaux d'emprunts, etc.

La ged novaxel est appliquée à l'ensemble des dossiers, à savoir les pièces comptables et tout ce que produit le cabinet : déclarations de TVA, déclarations d'impôts sur les sociétés, bilans, le juridique, la paie, les déclarations sociales…

• RETOURS , BÉNÉFICES
"Ce que nous avons gagné avec la GED doit s'apprécier sous des angles multiples," estime Patrick Bilski. "Il y a d'abord la réactivité, qui peut être spectaculaire et impressionne encore souvent nos clients, lorsque par exemple nous évoquons au téléphone avec lui tel document et qu'avant même la fin de la conversation il le voit arriver par email ! Je veux souligner aussi ce que j'appellerai une dynamique de travail : les tâches peuvent s'enchaîner de façon plus fluide et plus agréable… obtenir un aperçu à l'écran du document recherché et travailler directement dans ce document rend toutes choses plus aisées."

"Oui la GED facilite de façon spectaculaire la consultation des documents, et ce n'est ni au bureau ni quand je suis chez le client que cela prend toute sa valeur, je dirais presque toute sa magie : c'est quand je me trouve ailleurs, n'importe où ailleurs, et à toute heure du jour, et que je peux discuter avec un client en ayant sous les yeux tous ses dossiers."

• ÉVOLUTIONS
Depuis plusieurs mois, le cabinet COGEREC utilise NOVAXEL CLOUD. Ce nouveau module permet de sauvegarder et d'héberger les documents classés dans la GED NOVAXEL, afin que les collaborateurs d'une entreprise ou ses clients puissent consulter des documents en toute sécurité via le Web.

« C'est toujours le même esprit qui nous anime dans la conception de ce nouveau service : simplicité, facilité, fluidité," commente Martine Joulia, directrice des opérations de Novaxel, groupe Visiativ. NOVAXEL CLOUD apporte un niveau de sécurité supplémentaire aux infrastructures déjà existantes chez nos clients, comme la continuité immédiate d'activité en d'autres lieux en cas de sinistre. Utiliser le Cloud devient une obligation pour un manager « nomade », car pour prendre les bonnes décisions dans un minimum de temps, il faut pouvoir accéder à tous ces dossiers sur son Smartphone ou sa tablette graphique."

Grâce à NOVAXEL CLOUD, les clients du cabinet COGEREC disposent de leur propre interface Web dans laquelle ils peuvent puiser toutes les informations sur les trois dernières années et, pour leur confort d'utilisation, ils reçoivent automatiquement une alerte par messagerie contenant un lien de consultation chaque fois qu'un nouveau document concernant leur comptabilité vient d'être mis en ligne par leur cabinet comptable.

"La ged novaxel fait incontestablement partie du développement et de la rentabilité de mon cabinet", tient à souligner Patrick Bilski. "Après une douzaine d'années de pratique, j'ai  acquis une solide conviction, qui est que la clé de la réussite dans un programme de dématérialisation est de produire directement tout en numérique, en aucun cas il ne faut avoir la faiblesse de passer par le papier, puis forcément le scanner, opération qui ne doit être réservée qu'aux documents papier entrants."

"Jusqu'à un passé récent, notre profession souffrait, il faut bien le dire, d'une image austère, voire archaïque. C'est terminé !"  s'exclame Patric Bilski. "Non seulement nous sommes nombreux à démontrer être à la pointe des technologies de l'information, mais notre contact privilégié avec les entreprises nous permet de montrer l'exemple, de les entraîner vers la transformation numérique."
 
À  propos de novaxel
Novaxel, filiale du groupe Visiativ, édite le logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Novaxel compte aujourd'hui une majorité d'utilisateurs PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels que Vinci, Ministère de l'Intérieur, Oséo, SNCF, Communauté de communes de Montrevel-en-Bresse, Communauté de Communes des Gorges de l'Ardèche, France Mélasses, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française des Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son Smartphone. L'intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.novaxel.com. Novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « Novaxel Family », disponible sur www.novaxel.com.