Paris, le 21 février, 2008 – L’étude menée par Mindjet auprès de 2 000 cols blancs sur le thème de la productivité, a permis d’identifier des activités majeures où la surcharge d’information pénalisait la performance. Sur cette base, il apparaît que les professionnels peuvent accroître leur productivité de 3 à 5 heures minimum par semaine, selon leur rôle au sein de l’entreprise et le temps qu’ils consacrent à certaines activités professionnelles.

Cette étude a pour objectif d’observer comment les salariés s’organisent pour faire face à 4 activités professionnelles majeures : gestion de l’information, conduite de réunions, gestion de projets, communication et collaboration avec des collègues et des clients. Les données et conclusions de cette étude, associées au programme pilote de Mindjet “la valeur d’1 heure”, mesurent également les résultats et le temps qui peuvent être gagnés en utilisant le logiciel Mindjet MindManager.

Au cours des 10 dernières années, la masse quotidienne d’information gérée par les travailleurs est devenue colossale. Nous avons aujourd’hui atteint un niveau « d’infobésité » (“Information Overload”), une expression inventée en 1970 par Alvin Toffler dans son livre « Le Choc du futur ». L’information est générée à un rythme de plus en plus rapide, sa duplication et sa transmission ont été simplifiées, les méthodes de communication se multiplient et les archives concernant des données historiques ne cessent de croître. Il devient extrêmement difficile de trouver un contenu pertinent.

Des estimations réalisées par IDC suggèrent qu’une société de 1 000 salariés perd au moins 2,5 millions de dollars par an dans des activités improductives telles que des recherches infructueuses d’informations pourtant existantes, le traitement de données obsolètes, ou la modification de documents difficilement exploitables. Les coûts liés à la perte d’opportunités qui en résulte sont encore plus conséquents et peuvent excéder 15 millions de dollars par an.

La moyenne du nombre d’heures hebdomadaires que les knowledge workers consacrent aux 4 activités professionnelles citées ci-dessus est de : 9 heures par semaine pour la préparation, la gestion et la synthèse des actions pour des réunions, 6,78 heures pour la gestion et la consolidation de l’information (documents, e-mails, recherches web). La communication et la collaboration quant à elles (créer des présentations PowerPoint, rédiger des documents à plusieurs personnes et communiquer les résultats à ses collègues), nécessitent 5,74 heures hebdomadaires. Et seulement 10,70 heures sont consacrées aux projets et à la gestion des tâches.

Les résultats démontrent que les cols blancs anglais sont légèrement plus efficaces que leurs homologues européens en termes de gestion de l’efficacité des réunions avec 7,83 heures par semaine contre 7,84 en France et 9,55 en Allemagne. Les Français devancent leurs confrères Britanniques dans le domaine de la gestion de l’information avec 6,69 heures hebdomadaires contre 7,08, mais demeurent moins performants que les allemands (5,91 heures).

En matière de communication et de collaboration, la France, avec 5,70 heures par semaine, se positionne derrière la Grande-Bretagne (5,38 heures) et loin derrière l’Allemagne (4,72 heures). Enfin, les Français semblent également pouvoir progresser dans le domaine de la gestion de projet, avec 11,33 heures hebdomadaires contre 9,15 heures pour Allemagne, qui se révèle particulièrement efficace, et 11,16 heures pour la Grande-Bretagne.

Uwe Richter, Vice Président EMEA de Mindjet déclare : « Les entreprises doivent repenser tous les aspects de leur gestion de l’information ainsi que leurs méthodes de communication. Notre économie étant basée sur l’information, il est essentiel pour une entreprise de transformer les ressources naturelles et le travail en connaissance et communication. La connaissance institutionnelle et la capacité à communiquer ce savoir deviennent les pierres angulaires d’une entreprise florissante. »

MindManager a tracé la voie pour les utilisateurs individuels et les entreprises qui souhaitent prendre le contrôle de cette surcharge d’information, afin de mener efficacement les changements stratégiques et leurs résultats. Dans le cadre de son programme « la valeur d’1 heure », Mindjet a calculé que les utilisateurs peuvent accroître leur productivité de 3 à 5 heures par semaine. Les salariés français ont trouvé qu’en utilisant MindManager, ils étaient à même de réaliser des gains de temps significatifs. Par exemple, 3.01 heures par semaine sont gagnées dans la conduite de réunions, 2.65 heures dans la gestion de l’information, 2.09 heures en communication et collaboration et 3.94 pour la gestion des tâches et des projets.

Will Matthews, Head of Learning & Development Northern Europe de CSC déclare : « Le temps nécessaire à la retranscription d’une réunion sous forme de rapport se compte désormais en minutes et non plus en heures, voire en jours. Cette tâche est accomplie 3 à 5 fois plus rapidement que la simple prise de notes dactylographiées. Je crois sincèrement que cette solution va révolutionner la façon dont CSC résout les problèmes. Nous constatons un tel bénéfice que j’en vois tout le potentiel global. Il s’agit d’un moyen simple mais très malin de réfléchir et d’étendre, entre autres, le champ des analyses. Les salariés se mettent également à envisager différemment les challenges. »

Le logiciel de productivité MindManager permet aux salariés de travailler plus intelligemment, d’exprimer leur créativité et de gagner du temps en saisissant, en structurant, et en communiquant visuellement idées et informations. Conçu pour faciliter le développement rapide d’idées, traiter des problèmes complexes, optimiser la créativité et identifier les actions à mettre en œuvre, MindManager accélère la planification des projets et des processus, et accroît la productivité. 

A propos de l’étude :
Cette étude s’appuie sur le Calculateur d’auto-évaluation de productivité de Mindjet. Il comprend 20 questions relatives à 4 grands thèmes : efficacité des réunions, communication et collaboration, gestion et analyse de l’information, gestion des tâches et des projets. Afin d’apprendre à utiliser MindManager Pro 7, Mindjet propose une vidéo de formation gratuite en ligne « Le Pouvoir d’une heure ».

Pour tester de Calculateur d’auto-évaluation de Mindjet : http://www.mindjet.com/fr/savetime/
Mindjet en bref
Mindjet développe et commercialise des logiciels pour la gestion et la visualisation de l\'information. Son produit phare, le logiciel MindManager, permet aux utilisateurs individuels ou travaillants en équipe d\'améliorer leur efficacité et leur créativité, et d\'optimiser leur productivité au quotidien. Il compte plus de 1 000 000 de licences dans le monde, utilisées par 85 sociétés du Fortune 100 et plus de 50% du Global 2000. La société a son siège social à San Francisco, possède des bureaux dans le monde entier et est soutenue par les principales entreprises internationales d\'investissements Investor Growth Capital, Inc et 3i.

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